ユーザ情報の更新とフォルダの整理を

『SKYMENUシリーズ』では、児童生徒1人ひとりのユーザ情報を登録いただくことで、ユーザ専用のフォルダ「個人フォルダ」をはじめ、さまざまな機能をより便利にご活用いただけます。年度末、年度初めは、児童生徒の卒業・進級・入学などに合わせてユーザ情報の保守作業が必要になります。その方法をご紹介します。

お客様のご利用環境によって、作業手順は変わる場合があります。ご不明な点などございましたら以下よりお問い合わせください。

お客様専用サポートダイヤル マニュアル背面記載(無料)
インフォメーションダイヤル 03-5860-2622(東京)、06-4807-6382(大阪)

年度末・年度初めに必要な3つの作業

ユーザ情報の保守作業は、大きく分けると以下の3つの作業があります。

年度末と年度当初のユーザ情報保守のあらまし
  1. 1卒業学年のユーザ情報の退避 (卒業時処理)
  2. 2進級学年のユーザ情報の変更 (進級時処理)
  3. 3入学学年のユーザ情報の登録 (入学時処理)

これらの作業は、【図1】のように順番に行うことが大切です。1年生のユーザ情報が残っているところに新1年生を登録するなど、同じ区分情報の中に旧年度と新年度の両方のユーザ情報が混在しないように、注意する必要があります。

1卒業学年のユーザ情報の退避 (卒業時処理)

卒業生のユーザ情報は、いったん「卒業生」として退避させます。この作業では、卒業生のユーザ情報や個人フォルダの内容は削除されませんので、次年度の適切な時期にユーザ情報の削除が必要です。

卒業時処理をするには

2進級学年のユーザ情報の変更 (進級時処理)

次に、2年から新3年、1年から新2年へのユーザ情報の変更(進級時処理)を行います。

『SKYMENUシリーズ』では、新学年のクラス名簿のデータを参照して、自動的に移動と変更を行う機能を搭載しています。処理を行う場合は、新学年の区分情報の中にユーザ情報がないことを確認してから実行してください。

作業の順番は、【図1】のように最上級学年への「進級時処理」は、「卒業時処理」を終えた後に行い、その次の学年は、上級学年の「進級時処理」を終えた後に行います。

進級時処理をするには

3入学学年のユーザ情報の登録 (入学時処理)

「卒業時処理」「進級時処理」が終われば、いよいよ新入生のユーザ情報を登録します。新入生のユーザ情報の登録は、名簿ファイルを使って一括登録できます。新入生の区分情報である1年の各組に、不要なユーザ情報が登録されていないことを確認して、登録します。

入学時処理をするには
「ユーザIDを年組番号等で固定する運用」
「端末へログインするユーザIDを固定する運用」の学校向け

個人フォルダのデータ整理を忘れずに

ユーザIDを「1101」「1102」など、「学年・組・出席番号」で固定して登録し、進級時は下駄箱のように新年度の「学年・組・出席番号」のユーザIDに変更する運用や、「PC01」「PC02」など、端末にログオンするユーザIDを固定させている運用の場合、13のユーザ情報の保守作業は発生しません。

しかし、ユーザIDに応じて作成される「個人 / グループフォルダ」をご利用されている場合は、新年度から児童生徒が「個人 / グループフォルダ」を利用できるように、これまでの1年間のデータを削除しておく必要があります。[個人フォルダ管理]機能で、各「個人 / グループフォルダ」内のデータを一括して削除できますので、忘れずに作業を行ってください。

個人フォルダのデータを整理するには

※ 『SKYMENUシリーズ』では、ユーザIDやパスワード、氏名、所属、などのユーザに関する情報を、「ユーザ情報」と表記します。

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